Dicas

Organizar um evento parece uma tarefa simples. Mas não é. Alguns detalhes fazem toda a diferença, inclusive aqueles que você NÃO deve fazer! Se liga nas dicas:

1 - Falta de planejamento
Esse é o mais sério. Planejar é fundamental na hora de organizar um evento, por menor que ele seja. Tudo começa pelo planejamento: levantamento de investimentos, infraestrutura, contratações, divulgação etc. Não deixe a pressa de começar fazer você pular esta etapa. Aquilo que é pesquisado, observado e analisado reduz drasticamente suas chances de fracassar.

Como planejar?
Primeiramente pesquise e analise eventos realizados semelhantes ao seu. Depois se organize e junte suas ideias com as pesquisas para iniciar o seu planejamento estratégico. Tenha claramente em mente os seus objetivos detalhados, o tamanho do evento, o seu público-alvo e parceiros. Depois, coloque tudo o que você pensou no papel para que não lhe escape nenhum detalhe.
Principais pontos de um planejamento: objetivo, público, tamanho do evento, infraestrutura disponível, local do evento, recursos financeiros, planilha de custos, patrocínio, mão-de-obra, possíveis riscos e formas de divulgação. Em seguida, elabore um plano de ação colocando datas e prazos para cada tarefa a ser realizada.

2 - Divulgação incorreta
Nem sempre lotar o evento é o seu objetivo. Portanto, cuidado com a divulgação. Se for para pouca gente, opte pelo nominal e entrega de um convite físico. Certifique-se que a pessoa recebeu.
Se o objetivo for ‘bombar’ o evento, use as Redes Sociais! Twitter, Facebook, Linkedin, Youtube, Flickr, site, blog, e-mail. Estas são somente algumas ferramentas que podem ajudar – e muito! Mas vá com calma! Você não precisa estar em todos os lugares. Escolha aquelas ferramentas que estão de acordo com o perfil do seu público. Faça as seguintes perguntas: O meu perfil de público está em qual rede? Que tipo de informação ele procura? Como vou atingi-lo?

Antes de construir um site ou criar um perfil em uma rede social, faça um planejamento de divulgação e procure ler mais sobre o assunto.

3 - Falta de criatividade
Por último, mas não menos importante, a criatividade e a ousadia colocarão o seu evento em um patamar diferenciado. Fuja de práticas tradicionais, saia do senso comum e não tenha medo de inovar. Leia revistas e sites especializados, monitore seus concorrentes e esteja atualizado sobre as novidades que aparecem no mercado. Com certeza seus clientes e parceiros irão valorizar a experiência do inédito em seu evento ou em sua divulgação.

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